Schon das Wort Geschäftsbrief löst Langeweile aus. Das grosse Gähnen. Ist es wirklich eine Art Bürokratiegesetz, dass das Schreiben solcher Briefe eine ebenso lustlose Sache wie das Lesen dieser Botschaften sein muss? Schade ums Porto.

Geschäftsbriefe werden nicht aus purer Freude am Schreiben verfasst, sondern sie sind fundamentale Elemente des Wirtschaftslebens, des Geschäftsstrebens. Sie müssen sein. Sie beeinflussen den Gang der Dinge, können Interesse, ja Begeisterung wecken, Vertrauen bilden und dem Umsatz Gutes tun – oder aber, wenn sie billig, geistlos produzierte Massenware sind und Trostlosigkeit verbreiten, den Geschäftsgang hemmen.

Wer den Unternehmenserfolg durch überdurchschnittliche Leistungen, durch Qualität in allen Belangen, aufbaut und absichert, wird auch das Mittel des Geschäftsbriefes kultivieren, ob dieser in Papierform oder als E-Brief daherkommt. In der Wüste des brieflichen Geschäftsverkehrs ist es verhältnismässig einfach, mit ein paar Rosinen aufzufallen.

Solche Chancen sollten genützt werden. Deshalb bietet das Textatelier praktisch erprobte Kurse an, die selbstverständlich auf die speziellen Gegebenheiten des Unternehmens Rücksicht nehmen. In die anregenden Kurse fliessen jahrzehntelang gesammelte publizistische Kenntnisse und Lebenserfahrungen ein. Bei dieser Gelegenheit können vorhandene anonymisierte Brieftexte und Textbausteine kritisch beurteilt und poliert werden. Bitte nennen Sie uns Ihre Wünsche und lassen Sie sich den Kurs offerieren (walter.hess@textatelier.com oder Kontakt).

Einige Themen zur Auswahl:
• Die Kunst des Einstiegs
• Kürze ist kein Qualitätsmerkmal
• Der Schreibstil
• Ein bisschen Annäherung an den Privatbrief
• Abschied von Floskeln
• Ein Fremdwort ist, was der Empfänger nicht versteht
• Die Chancen der E-Mails
• Lob der Handschrift
• und so weiter.

Der Brief als Visitenkarte
Briefe, auch Geschäftsbriefe, sind persönliche Dokumente. Vor allem darum ist das Schreiben von Geschäftsbriefen eine höchst anspruchsvolle Tätigkeit. Sie sind ein Konzentrat aus anspruchsvollen Eigenschaften, Informationsträger, die sinnlich wahrgenommen werden können. Ein einfühlsam geschriebener Brief ist ein entscheidendes Mittel zur Kundenansprache. Das Gewicht des Inhalts und ein angenehmer Stil stellen ein günstiges Klima her.

Unbeholfenheiten im sprachlichen Ausdruck aber wecken Zweifel an der Kompetenz einer Firma: Kann sie hochwertige, einwandfreie Produkte herstellen, wenn es ihr nicht einmal gelingt, einen fehlerlosen Brief auf angemessener stilistischer Höhe zu schreiben? Der Stil ergibt sich aus der Persönlichkeitsstruktur des Schreibers und – im Geschäftsleben sollte dies überwiegen – aus der Sache, um die es geht. Die Sache ist das Wesentliche, der Stil sozusagen die Form. Beides hat Bedeutung.

Geschäftsbriefe müssen kurz, bündig, übersichtlich sein und doch alles enthalten, was im Zusammenhang mit dem angesprochenen Anliegen nötig ist. Das heisst also, dass Kürze allein keinen guten Geschäftsbrief ausmacht, sonst wäre der beste Geschäftsbrief ja der, der gar nicht geschrieben wurde… Kürzer geht es ja wirklich nicht mehr.

Inhaltlich vollständige und kompakte Geschäftsbriefe müssen die wichtigste Nachricht ohne weiteres erkennen lassen. Bereits der erste Satz eines Briefes hat dafür zu sorgen, dass der Leser unbedingt den zweiten lesen will. Zudem sollte der Brief eine wohldosierte persönliche Nähe haben, und genau das ist die grosse Herausforderung. Das heutige, auf Effizienz – also auf Wirtschaftlichkeit – ausgerichtete Geschäftsleben bietet für Phrasen und Höflichkeitsfloskeln keinen Raum. Doch eine gewisse Annäherung an den Privatbrief, der weniger offiziell daherkommt, wirkt sympathisch und ist erwünscht, wenn dies mit Einfühlungsvermögen geschieht. Einen guten Privatbrief erkennt man daran, dass der Schreiber seinen Brief persönlich formuliert und auf die Bedürfnisse des Adressaten abgestimmt hat. Und genau das darf ja auch im Geschäftsleben trotz all der Formalismen, den vorgegebenen Mustern, nicht verboten sein. Ein rein formalistischer Brief aber, der aus Textbausteinen zusammengebaut ist, wirkt kalt, unpersönlich. Er wird den erwünschten Effekt nicht erreichen, eine Geschäftsbeziehung vielleicht sogar schädigen oder beenden.

Eine Vertrauensbasis schaffen
Jedes Unternehmen lebt vom Vertrauen, und dieses muss auch durch die Schriftstücke erhalten und gemehrt werden. Inhaltlich liederlich geschriebene Briefe sind verheerend. Sie deuten auf eine schlechte Unternehmenskultur hin. Viele Firmen geben Millionen aus, um die Corporate Identity (körperschaftliche Identität, das Erscheinungsbild) mit Logos und Werbeauftritten zu polieren. Die Briefbögen sind festlich gestaltet und imponieren. Aber wenn dann ein fehlerhafter, hölzerner Text im verstaubten Bürokratenjargon folgt, schliesst man daraus, dass die Mitarbeiter nicht halten, was der schöne Schein verspricht. Die übertriebene Anwendung einer Fachsprache deutet auf einen fachlich eingeschränkten Spezialisten hin, der nicht über den Hag hinauszublicken vermag.

Jeder Brief lässt Rückschlüsse auf den Verfasser zu. In Shakespeares „Richard III.“ heisst es: „Ein redlich Wort macht Eindruck, schlicht gesagt.“

Das Edle und Grosse ist immer einfach. Deshalb ist die Schlichtheit eine der schönsten Eigenschaften des Stils. In der Literatur gilt der schlichte Stil als die reine Kunst. Laut Arthur Schopenhauer (1788-1860) soll man gewöhnliche Worte brauchen, um Ungewöhnliches zu sagen; der Stil sei die Physiognomie des Geistes, erkannte er. Wer plump und schwerfällig schreibt ist halt so, und wer unterwürfig schreibt, ist auch so. Eine verkrampfte Sprache weist auf eine verkrampfte Persönlichkeit hin. Wer fehlerhaft schreibt, der wird auch sonst Fehler machen. Und wer brillant schreibt, könnte ein meisterhafter Denker sein. Jeder Schreiber enthüllt seine Gedankenwelt.

Wer nicht zu seiner eigenen Erbauung schreibt, muss sich in die Empfindungswelt der Empfänger hineindenken. Wer das vergisst, wird kaum einen wirksamen Text zustande bringen. Zudem hängt die Interpretation des Gelesenen auch vom Leser ab, wie das Hans Magnus Enzensberger in einer Philippika gegen die Gedichtinterpretation von sich gegeben hat: "Wenn 10 Leute einen literarischen Text lesen, kommt es zu 10 verschiedenen Lektüren. Das weiss doch jeder."

Jeder liest auf seine eigene, seine eigentümliche Art. Es kann bei der verwirrenden Vielfalt von Schreibenden und Lesenden keine Garantie dafür geben, dass am Ende alles genau so verstanden wird, wie es gemeint war. Zumindest darf der Leser korrekte Fakten und nachvollziehbare Gedankengänge erwarten, die angenehm präsentiert werden.

Weiterbildung zahlt sich aus
Alle Untersuchungen und Feststellungen lassen eindeutig erkennen, dass die eng zusammenhängenden Künste des Lesens und Schreibens ihre Blütezeit hinter sich haben. In den USA ist der grassierende Neoanalphabetismus besonders ausgeprägt. Deshalb sahen sich alle grösseren Unternehmen veranlasst, permanente Schreib-Lern- und Schreibberatungszentren einzurichten.

An brieflicher Massenware besteht keinerlei Mangel. Defizite bei der Wortwahl und im Ausdruck lassen sich abbauen, damit sich die Briefe aus Ihrem Unternehmen positiv aus der verbreiteten Einöde herausheben.

Verschaffen Sie Ihrer Belegschaft das Vergnügen, die Lust am Schreiben zu entdecken und sich weiterzubilden! Das kommt Ihrem Personal im Beruf und im Privatleben gleichermassen zugute. Das Textatelier ist auch diesbezüglich die ideale Adresse. Ihre Wünsche werden unkompliziert, kostengünstig und auf attraktive Weise erfüllt.

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